Integritetspolicy

1. Inledning

Ditt förtroende är viktigt för oss. Därför tar vi din integritet på största allvar. Denna integritetspolicy beskriver hur JCDecaux Sverige AB behandlar personuppgifter och hur vi arbetar för att skydda din integritet och säkerställa dina rättigheter.

Policyn gäller för JCDecaux Sverige AB, nedan kallat ”JCDecaux”, ”vi” eller ”oss”.

1.1 Våra principer

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med följande principer:

Ändamålsbegränsning: Vi behandlar personuppgifter endast för uttryckligt angivna och berättigade ändamål.
Uppgiftsminimering: Vi samlar inte in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt för det aktuella ändamålet.
Korrekthet: Vi strävar efter att de personuppgifter vi behandlar ska vara korrekta och aktuella.
Lagringsminimering: Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in.
Öppenhet och säkerhet: Vi informerar om hur dina personuppgifter behandlas och vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna.
Efterlevnad av lagkrav: Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning, GDPR.

2. Personuppgiftsansvarig

JCDecaux Sverige AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som JCDecaux utför.

Det innebär att vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

3. Insamling och ändamål

3.1 Hur samlar vi in dina personuppgifter?

Vi kan samla in dina personuppgifter på olika sätt, exempelvis när du:

kontaktar oss,
registrerar dig för ett event, möte, seminarium eller annan aktivitet,
anmäler dig till vårt nyhetsbrev eller annan kommunikation,
deltar i en undersökning, tävling eller kampanj,
använder vår webbplats eller andra digitala tjänster, eller
på annat sätt lämnar dina personuppgifter till oss.

Vi kan även få tillgång till personuppgifter från samarbetspartners eller andra externa aktörer, när detta är förenligt med tillämplig lagstiftning och du har informerats om behandlingen.

När dina personuppgifter samlas in av en extern aktör för ett event eller en annan aktivitet kan uppgifterna, med stöd av tillämplig laglig grund, komma att delas med JCDecaux för de ändamål som anges i denna policy eller i den information som lämnas i samband med insamlingen.

3.2 Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på sammanhanget och ändamålet med behandlingen. Det kan exempelvis vara:

namn,
kontaktuppgifter, såsom e-postadress, telefonnummer och postadress,
arbetsgivare, befattning och andra yrkesrelaterade uppgifter,
uppgifter om anmälan till eller deltagande i event och andra aktiviteter,
uppgifter som du lämnar när du kontaktar oss,
uppgifter om dina val och önskemål avseende kommunikation,
uppgifter om tidigare eller pågående kontakter och affärsrelationer,
uppgifter om kommunikation och kontaktpreferenser,
tekniska uppgifter och användningsuppgifter kopplade till vår webbplats eller våra digitala tjänster, samt
fotografier eller annat material där du förekommer, när behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Vi behandlar endast personuppgifter som är relevanta och nödvändiga för det aktuella ändamålet.

Vi samlar inte in eller sparar betalkortsuppgifter inom ramen för de behandlingar som omfattas av denna integritetspolicy.

3.3 Laglig grund

Vi behandlar dina personuppgifter endast när det finns en laglig grund för behandlingen. Beroende på sammanhanget kan behandlingen grundas på:

Avtal: När behandlingen är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett avtal med dig.
Rättslig skyldighet: När behandlingen krävs enligt lag eller annan författning.
Berättigat intresse: När behandlingen är nödvändig för att tillgodose ett berättigat intresse hos JCDecaux eller en tredje part, under förutsättning att detta intresse väger tyngre än ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.
Samtycke: När du har lämnat ditt samtycke till behandlingen.

När behandlingen grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som genomfördes innan samtycket återkallades.

När du återkallar ditt samtycke kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter med stöd av samtycket, såvida det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen eller behandlingen krävs enligt lag.

3.4 För vilka ändamål behandlar vi personuppgifter?

Vi kan behandla dina personuppgifter för följande ändamål:

att administrera och hantera anmälningar till event, möten, seminarier och andra aktiviteter,
att kommunicera med dig före, under och efter ett event eller en aktivitet,
att skicka nyhetsbrev, inbjudningar, information och annan relevant kommunikation,
att hantera och besvara frågor och förfrågningar,
att administrera och utveckla våra kund-, partner- och affärsrelationer,
att registrera, administrera och följa upp kontakter och affärsrelationer i våra CRM-system, inklusive Microsoft Dynamics,
att dokumentera relevant kommunikation och kontakt med kunder, potentiella kunder, samarbetspartners och andra affärskontakter,
att planera och genomföra relevant kund- och marknadskommunikation,
att genomföra undersökningar, kampanjer och andra marknadsföringsaktiviteter,
att förbättra våra webbplatser, tjänster och vår kommunikation,
att säkerställa teknisk funktion, drift och säkerhet, samt
att uppfylla rättsliga skyldigheter och fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vi använder inte dina personuppgifter för andra ändamål än de som anges i denna integritetspolicy, om vi inte har informerat dig om det nya ändamålet och har laglig grund för den fortsatta behandlingen.

4. E-postkommunikation och marknadsföring

Vi kan använda dina personuppgifter för att skicka e-postkommunikation, nyhetsbrev, inbjudningar, information om event och andra relevanta meddelanden.

När detta kräver samtycke inhämtar vi samtycket innan behandlingen påbörjas. Samtycket ska vara frivilligt, specifikt, informerat och lämnas genom en aktiv handling.

Du kan när som helst avregistrera dig från marknadsföringskommunikation genom att klicka på avregistreringslänken i det aktuella utskicket eller kontakta oss på annat sätt.

Om du avregistrerar dig från marknadsföringskommunikation kan vi behålla en begränsad uppgift om din avregistrering för att säkerställa att vi inte skickar oönskad kommunikation till dig.

Att du avregistrerar dig från marknadsföringskommunikation påverkar inte vår möjlighet att skicka meddelanden som är nödvändiga för att administrera ett event, ett avtal eller en annan pågående kontakt, när vi har laglig grund för detta.

5. Med vilka delar vi personuppgifter?

5.1 Koncernbolag och leverantörer

Vi kan dela dina personuppgifter med andra företag inom JCDecaux-koncernen samt med leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning.

Sådana leverantörer kan exempelvis tillhandahålla tjänster inom:

IT och systemförvaltning,
webb och digital kommunikation,
eventadministration,
kund- och kontaktregister,
e-postdistribution och marknadsföringsautomation,
CRM-system,
lagring och teknisk support, samt
drift och säkerhet.

När vi anlitar leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning säkerställer vi att nödvändiga avtal finns på plats och att leverantörerna vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder.

5.2 Mailchimp

Vi använder bland annat Mailchimp för distribution och administration av e-postkommunikation, hantering av kontaktlistor och marknadsföringsutskick.

Personuppgifter som behandlas i samband med sådan kommunikation kan exempelvis vara:

namn,
e-postadress,
arbetsgivare och befattning,
uppgifter om anmälan till eller deltagande i event,
uppgifter om kommunikationsval och kontaktpreferenser, samt
information om utskick och interaktion med e-postkommunikation, i den utsträckning detta är relevant och tillåtet enligt tillämplig lagstiftning.

Mailchimp behandlar personuppgifter för JCDecauxs räkning enligt våra instruktioner och i enlighet med tillämpliga personuppgiftsbiträdesvillkor.

5.3 Microsoft Dynamics

JCDecauxs säljorganisation använder CRM-systemet Microsoft Dynamics för att administrera och följa upp kontakter, kunder, potentiella kunder och affärsrelationer.

Personuppgifter som behandlas i Mailchimp kan, när det är relevant och förenligt med ändamålet, överföras till Microsoft Dynamics. Det kan exempelvis ske för att:

administrera och följa upp kontakter,
hantera kund-, partner- och affärsrelationer,
dokumentera relevant kommunikation,
planera och genomföra relevant kund- och marknadskommunikation, samt
säkerställa att relevant information finns tillgänglig för behöriga medarbetare.

De uppgifter som överförs kan exempelvis vara:

namn,
e-postadress,
telefonnummer,
arbetsgivare,
befattning,
uppgifter om deltagande i event,
uppgifter om kommunikation och kontaktpreferenser, samt
annan information som är relevant för den aktuella kontakten eller affärsrelationen.

Vi överför endast de personuppgifter som är relevanta och nödvändiga för det aktuella ändamålet.

Microsoft Dynamics kan behandla personuppgifter för JCDecauxs räkning enligt våra instruktioner och i enlighet med tillämpliga personuppgiftsbiträdesvillkor. Om Microsoft Dynamics eller någon underleverantör behandlar personuppgifter för egna ändamål, ansvarar den aktören för sådan behandling i enlighet med vad som anges i dess egen integritetsinformation.

5.4 Andra utlämnanden

Vi kan även lämna ut personuppgifter:

när det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut,
för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk,
för att skydda JCDecauxs, våra kunders eller andra personers rättigheter och säkerhet, eller
när du har informerats om utlämnandet och det finns en laglig grund för detta.

6. Överföring till länder utanför EU/EES

Vissa av våra leverantörer eller andra mottagare kan vara etablerade utanför EU/EES. Det kan därför innebära att dina personuppgifter överförs till eller behandlas i ett land utanför EU/EES, exempelvis i samband med användningen av Mailchimp eller Microsoft Dynamics.

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att överföringen sker i enlighet med GDPR och att lämpliga skyddsåtgärder finns på plats.

Det kan exempelvis ske genom:

ett beslut från Europeiska kommissionen om att landet har en adekvat skyddsnivå,
användning av standardavtalsklausuler,
andra godkända skyddsåtgärder, eller
någon annan överföringsmekanism som är tillåten enligt GDPR.

Mer information om tillämpliga skyddsåtgärder kan lämnas på begäran.

7. Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlades in eller vad som krävs enligt lag.

Hur länge personuppgifterna sparas beror därför på sammanhanget och ändamålet med behandlingen. När personuppgifterna inte längre behövs raderar vi dem eller anonymiserar dem, om det inte finns rättsliga eller andra berättigade skäl att bevara dem längre.

Personuppgifter som behandlas för att administrera ett event eller en annan aktivitet sparas så länge det är nödvändigt för att planera, genomföra och följa upp aktiviteten samt därefter så länge det finns ett berättigat behov eller en rättslig skyldighet att spara uppgifterna.

Om personuppgifter överförs från Mailchimp till Microsoft Dynamics kan uppgifterna sparas i Microsoft Dynamics så länge det är nödvändigt för att administrera och följa upp kontakten eller affärsrelationen, eller så länge det krävs enligt lag.

Om du har lämnat samtycke till marknadsföringskommunikation sparar vi dina kontaktuppgifter för detta ändamål tills du återkallar ditt samtycke eller avregistrerar dig från kommunikationen. Därefter kan vi behålla en begränsad uppgift om din avregistrering för att säkerställa att vi inte skickar oönskad kommunikation till dig.

Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna enligt våra interna rutiner, om det inte finns rättsliga eller andra berättigade skäl att bevara dem längre.

8. Integritet och säkerhet

Vi tar skyddet av dina personuppgifter på största allvar. Vi har infört rutiner och arbetssätt som vi kontinuerligt ser över för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot bland annat:

obehörig åtkomst,
förlust,
förstöring,
ändring,
otillåten användning, och
obehörigt utlämnande.

Endast personer som behöver tillgång till personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.

9. Dina rättigheter

9.1 Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter rättas eller kompletteras.

9.2 Rätt till radering

Du har i vissa fall rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Detta gäller exempelvis om:

personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in,
behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket,
du invänder mot behandling för direktmarknadsföring, eller
personuppgifterna har behandlats på ett olagligt sätt.

Rätten till radering gäller inte alltid. Det kan exempelvis finnas lagliga skyldigheter eller andra berättigade skäl som innebär att vi måste behålla vissa personuppgifter.

9.3 Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det innebär att personuppgifterna endast får behandlas för vissa begränsade ändamål.

Detta kan exempelvis gälla om du anser att personuppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse, medan vi utreder uppgifternas korrekthet.

9.4 Dataportabilitet

Du kan i vissa fall ha rätt att få ut de personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Du kan även ha rätt att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller när behandlingen grundar sig på ditt samtycke eller är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig och behandlingen utförs automatiserat.

9.5 Rätt att invända

Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning.

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring. Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter för detta ändamål.

Du kan när som helst avregistrera dig från våra e-postutskick genom att klicka på avregistreringslänken i utskicket.

9.6 Registerutdrag

Du har rätt att få information om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och, om så är fallet, få tillgång till personuppgifterna samt viss kompletterande information om behandlingen.

För att vi ska kunna lämna ut personuppgifter kan vi behöva säkerställa din identitet. Detta gör vi för att skydda dina personuppgifter.

9.7 Rätt att återkalla samtycke

Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket.

Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som genomfördes innan samtycket återkallades.

9.8 Rätt att lämna in klagomål

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

10. Information till dig som registrerad

När vi samlar in dina personuppgifter informerar vi dig, i enlighet med tillämplig lagstiftning, om bland annat:

vilka personuppgifter vi behandlar,
ändamålen med behandlingen,
den lagliga grunden för behandlingen,
hur länge uppgifterna sparas,
vilka mottagare som kan få tillgång till uppgifterna,
om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES,
vilka rättigheter du har, samt
vem du kan kontakta om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter.

Om personuppgifter samlas in från någon annan än dig lämnar vi sådan information som krävs enligt tillämplig lagstiftning, såvida det inte finns ett lagligt undantag från informationsskyldigheten.

11. Uppdatering av policyn

Denna integritetspolicy kan komma att uppdateras från tid till annan.

Om vi gör väsentliga ändringar kommer vi att informera dig genom lämpliga kanaler, exempelvis via vår webbplats, e-post eller annan relevant kommunikation.

Vi rekommenderar att du regelbundet läser igenom denna policy för att hålla dig informerad om hur vi behandlar personuppgifter.

12. Kontakt

Om du har frågor om denna integritetspolicy, hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.

JCDecaux Sverige AB
Box 13138
103 03 Stockholm

Kundservice:
JCDecaux Sverige AB
Customer Service
Box 13138
103 03 Stockholm

Öppettider:
08.00–17.00 alla vardagar utom helgdagar

Telefon: 08-474 83 00
Webbplats: www.jcdecaux.se
E-post: [email protected]